Inkasso und Forderungsmanagement für Ärzte und Zahnärzte
Rechtsanwalt Volker Stadtfeld am 11. April 2008Privatärztliche Leistungen und Wahlleistungen werden für die Liquidität und den Gewinn von Ärzten und Zahnärzten immer wichtiger. Umso ärgerlicher, wenn die Patienten die entsprechenden Rechungen nicht begleichen.
Um Zahlungsausfälle zu vermeiden oder zumindest zu verringern, ist ein entsprechendes Forderungsmanagement und ein effektives Mahn- und Inkassoverfahren notwendig, wenn man nicht Verrechnungsstellen oder andere Factoring-Unternehmen beauftragen will. Dies beginnt schon zu Beginn des Behandlungsvertrages. Es ist absolut notwendig, den vollständigen Namen und die Anschrift des Patienten zu kennen. Bei Minderjährigen ist insbesondere zu beachten, dass diese Schuldner der Rechnung werden. Hilfreich ist eine Vereinbarung mit den Eltern (am besten beiden Elternteilen), dass diese sich verpflichten, für die Behandlungskosten aufzukommen. Bei kostenträchtigen und/oder lang andauernden Behandlungen sollten nach Möglichkeit Vorschuss- oder Abschlagszahlungen vereinbart werden. Soweit möglich, sollten die Ansprüche der Patienten gegen die private Krankenversicherung durch Vereinbarung auf den Arzt/Zahnarzt abgetreten werden, um zu vermeiden, dass der Patient mit dem Erstattungsbetrag andere finanzielle Löcher stopft oder seinen nächsten Urlaub bezahlt. Prinzipiell sollten Rechnungen zeitnah zur erbrachten Leistung gestellt werden. Die frische Erinnerung an die ärztliche Leistung kann die Zahlungsbereitschaft erhöhen. Erfolgt auf die Rechnung keine Zahlung, ist zu empfehlen, den Patienten (nunmehr Schuldner) relativ kurzfristig zur Zahlung zu mahnen. Neben der schriftlichen Mahnung haben telefonische Zahlungsaufforderungen häufig einen positiven Effekt („Geht es Ihnen besser? Wie schön. Wann darf ich denn mit dem Eingang Ihrer Zahlung rechnen?“). Es ist übrigens nicht gesetzlich vorgeschrieben, drei Mahnungen zu versenden. Mahnungen sollten auch nicht durchnummeriert werden. Wer weiß, dass eine erste Mahnung eingegangen ist, weiß auch, dass noch mindestens eine weitere Mahnung kommt, ehe es wirklich ernst wird. Bleibt das Mahnwesen ohne Erfolg, empfiehlt es sich, unmittelbar die externe Forderungsbeitreibung z.B. über Rechtsanwälte zu beginnen.
Spätestens jetzt hat der Wettlauf mit den anderen Gläubigern begonnen. Dabei hat der schnellste und hartnäckigste Gläubiger die besten Chancen. Achten Sie darauf, dass Ihr Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt innerhalb relativ kurzer Fristen (ca. drei Wochen) die nächste Eskalationsstufe betritt, also auf eine letzte außergerichtliche Zahlungsaufforderung hin, dass gerichtliche Mahnverfahren einleitet. Diese dauert wegen der gerichtlichen Bearbeitungszeit und der notwendigen Zustellungen ohnehin einige Wochen. Nachdem der vollstreckbare Titel vorliegt, sollten alle Möglichkeiten der Zwangsvollstreckung ergriffen werden. Meldet der Patient Insolvenz an, sollten Sie dennoch Ihre Forderung anmelden. Die Aussichten, dass die Forderung beglichen wird, sind dann zwar sehr schlecht, aber man sollte es dem Schuldner auch nicht zu einfach machen.
Für die Zwangsvollstreckung ist es hilfreich, einige Daten des Schuldners zu kennen, insbesondere den Arbeitgeber und die Bankverbindung. Bei der Aufnahme der Patienten kann z.B. nach einer Festnetznummer gefragt werden, unter der der Patient tagsüber erreichbar ist. Dies wird in vielen Fällen die dienstliche Nummer sein.
Kann vom Schuldner Zahlung erlangt werden, so muss dieser auch alle Kosten des Rechtsanwalts, Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten und sonstige Auslagen erstatten. Die Rechtsanwaltskosten (nach derzeitigem Stand, 04.04.2008, wird das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz ab August 2008 auch für Inkassounternehmen gelten) sind gesetzlich geregelt. Für das gerichtliche Mahnverfahren können allerdings im bestimmten Rahmen Honorare vereinbart werden, die unter den gesetzlichen Gebühren liegen, allerdings nur für den Fall, dass vom Schuldner keine Zahlung beigetrieben werden kann.
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